La conformité au RGPD ne se réduit ni à la tenue ponctuelle d’un registre, ni à la publication d’une politique de confidentialité sur un site internet, sans examen des pratiques réellement mises en œuvre par l'ensemble d'un organisme.

Elle suppose d’identifier les traitements de données, les outils utilisés, les personnes qui accèdent aux informations, les prestataires impliqués, les risques encourus et les droits des personnes concernées. Une conformité effective doit être intégrée à l’organisation et pouvoir être démontrée.

Me Jérémy Roche accompagne les entreprises, associations, collectivités et professionnels dans la mise en place d’une conformité utile, proportionnée et durable.

Le cabinet intervient comme délégué à la protection des données externalisé, ou DPO, ainsi que pour des missions d’audit, de mise en conformité, de gestion de crise et d’assistance en cas de réclamation ou de contrôle.

Un DPO conseille le responsable de traitement, suit la conformité de l’organisme et contribue à organiser la protection des données dans la durée. Son intervention doit pouvoir être exercée de manière indépendante et sans conflit d’intérêts.

Une conformité adaptée

Chaque organisation traite des données selon ses besoins propres : gestion des clients, des salariés ou des adhérents, prospection, recrutement, vidéosurveillance, outils collaboratifs, logiciels métiers, site internet, plateforme en ligne ou relations avec des prestataires.

Une conformité pertinente ne consiste donc pas à appliquer indistinctement des modèles génériques, mais à comprendre les usages réels de la structure. Le cabinet accompagne les organismes qui souhaitent évaluer leur niveau de conformité avant le lancement d’un projet, à l’occasion du déploiement d’un nouvel outil, d’une réorganisation interne ou lorsqu’une difficulté a été identifiée.

L’audit peut notamment porter sur la cartographie des traitements, le registre des activités de traitement, les bases juridiques, l’information des personnes, la gestion du consentement, les droits d’accès, de rectification et d’effacement, les durées de conservation, les mesures de sécurité, les transferts de données et les relations avec les sous-traitants.

Il peut également conduire à la préparation d’une analyse d’impact relative à la protection des données, ou AIPD, lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes. L’analyse permet d’identifier les traitements existants, les données collectées, les finalités poursuivies, les accès internes et externes, les sous-traitants impliqués et les mesures à mettre en œuvre en priorité.

L’objectif est de construire un dispositif documenté, compréhensible et réellement applicable par les équipes. La conformité devient ainsi un instrument de maîtrise des risques, de confiance et de qualité des relations avec les clients, usagers, salariés ou partenaires.

DPO externalisé

Le cabinet propose une mission de délégué à la protection des données externalisé. Cette solution permet de désigner un interlocuteur indépendant, disposant d’une compétence juridique approfondie et d’une compréhension concrète des environnements numériques, sans avoir à recruter une ressource interne dédiée.

La mission peut comprendre l’information et le conseil des dirigeants et des équipes, le suivi du programme de conformité, l’assistance à la tenue du registre des traitements, l’appui dans la gestion des demandes d’exercice des droits, la sensibilisation des collaborateurs et les échanges avec la CNIL lorsque la situation l’exige.

Un DPO n’a pas vocation à décider seul des finalités et des moyens des traitements, ni à se substituer aux responsables opérationnels. L’organisme demeure responsable de ses obligations. Un DPO l’aide à les comprendre, à les organiser, à hiérarchiser les actions nécessaires et à documenter les décisions prises.

Le recours à un DPO externalisé peut être particulièrement adapté aux TPE et PME, associations, collectivités, structures innovantes et organismes traitant des données sensibles ou utilisant des outils numériques complexes, sans disposer de la taille ou des ressources nécessaires pour constituer une équipe interne spécialisée.

Outils numériques et contrats

Les traitements de données s’inscrivent aujourd’hui dans des chaînes techniques souvent complexes : logiciels de gestion, hébergement cloud, messageries, outils de prospection, solutions de visioconférence, plateformes, applications métiers, prestataires de paiement, outils d’analyse d’audience ou services intégrant des fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Me Roche accompagne les organisations dans l’analyse des flux de données liés à ces outils et dans l’encadrement de leurs relations avec les prestataires. Le cabinet peut rédiger ou revoir les contrats de sous-traitance, les contrats informatiques, les conditions générales d’utilisation et de vente, les mentions légales, les politiques de confidentialité ainsi que les procédures internes utiles.

Une attention particulière est portée aux accès aux données, à la répartition des responsabilités, aux engagements de sécurité, aux conditions de réversibilité, à la conservation des informations et aux transferts éventuels hors de l’Union européenne.

Le RGPD impose aux responsables de traitement de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment selon une logique de protection des données dès la conception et par défaut.

Prévenir les réclamations

Une conformité se mesure aussi à la capacité d’un organisme à informer clairement les personnes, à répondre à leurs demandes dans les délais et à justifier ses pratiques.

Une information imprécise, l’absence de réponse, l’exercice excessivement difficile des droits, une conservation injustifiée ou des mesures de sécurité insuffisantes peuvent nourrir une réclamation et aggraver un différend.

Me Jérémy Roche intervient aussi régulièrement du côté des personnes concernées dans des dossiers de protection des données. Il prépare et dépose des plaintes auprès de la CNIL, assure le suivi des procédures et accompagne des associations engagées dans la défense de la vie privée et des libertés numériques.

Cette pratique lui donne une connaissance directe du parcours du plaignant : demande préalable adressée à l’organisme, réponse absente ou insuffisante, constitution des pièces utiles, qualification des manquements invoqués, saisine de la CNIL et suivi de l’instruction. Une personne qui n’obtient pas de réponse satisfaisante après avoir exercé ses droits auprès d’un organisme peut en effet saisir la CNIL.

Cette expérience nourrit l’accompagnement proposé aux responsables de traitement. Elle permet d’identifier les situations qui génèrent le plus fréquemment des réclamations, d’améliorer le traitement des demandes des personnes concernées, et de corriger en amont les pratiques insuffisamment documentées ou peu compréhensibles.

Contrôles et incidents

Une demande de la CNIL, une réclamation, une suspicion de fuite de données ou une cyberattaque exigent une réponse rapide, documentée et cohérente.

Le cabinet assiste les organismes dans la préparation d’un contrôle, dans la réponse aux demandes des personnes et dans l’analyse des incidents de sécurité affectant des données personnelles.

En cas de violation de données, il est nécessaire de qualifier les faits, d’évaluer le risque pour les personnes, de réunir les informations disponibles, de documenter les décisions prises et de définir les mesures correctives appropriées.

Lorsqu’une violation engendre un risque pour les droits et libertés des personnes, l’organisme doit en principe la notifier à la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures. En cas de risque élevé, les personnes concernées doivent également être informées.

Le cabinet intervient en lien avec les équipes internes et, lorsque cela est nécessaire, avec les professionnels de l’informatique ou de la cybersécurité. Cette coordination permet d’articuler la réponse technique à l’incident avec les obligations juridiques de l’organisation, les échanges avec l’autorité de contrôle et la protection des personnes concernées.

Une expertise juridique et technique

La protection des données est une matière transversale. Elle exige de maîtriser les règles du RGPD, mais aussi de comprendre les pratiques concrètes des organisations, les relations avec les prestataires, les mécanismes de collecte et de traçage, les flux de données et les enjeux de sécurité des systèmes d’information.

Me Jérémy Roche associe une pratique juridique de la protection des données à une culture technique du numérique développée depuis plus de dix ans.

Cette double approche lui permet de dialoguer avec les dirigeants, les équipes métiers, les développeurs, les administrateurs systèmes et les prestataires, afin de mieux identifier les risques et de définir des réponses adaptées.

Structures accompagnées

Le cabinet accompagne les TPE et PME, associations, collectivités territoriales, professionnels libéraux, structures du numérique, éditeurs de logiciels, responsables de sites ou de services en ligne, ainsi que toute organisation souhaitant structurer ou renforcer sa démarche de protection des données.

Que vous souhaitiez désigner un DPO externalisé, réaliser un audit, mettre en conformité un nouvel outil, revoir vos contrats, traiter une réclamation ou réagir à un incident, le cabinet propose un accompagnement adapté à votre activité, à vos usages et à vos priorités.